Công ty điện lực KRIPAL tổ chức hội thảo đồng sáng tạo dành cho các nhà quản lý cấp cơ sở.

Trong chuỗi tổ chức của bất kỳ doanh nghiệp nào, các trưởng nhóm tuyến đầu đóng vai trò là mắt xích quan trọng giữa chiến lược doanh nghiệp và việc thực thi trên thực tế. Để củng cố nền tảng quản lý tuyến đầu và kích hoạt động lực nội tại của các đội ngũ vận hành, KRIPAL Electric đã tổ chức Hội thảo Đồng sáng tạo dành cho các nhà quản lý cấp cơ sở.

Thông qua các cuộc thảo luận chuyên sâu và các bài tập tương tác, hội thảo đã hướng dẫn tất cả các nhà quản lý tuyến đầu làm rõ vai trò, xác định trách nhiệm và tối ưu hóa phương pháp làm việc, với mục tiêu chung là xây dựng các đội ngũ tuyến đầu hoạt động hiệu quả cao.

Khác với hình thức thuyết trình một chiều truyền thống, hội thảo đã đề cao các nguyên tắc cốt lõi về sự cởi mở, tôn trọng lẫn nhau và sáng tạo hợp tác. Thông qua các hoạt động hấp dẫn, thảo luận nhóm và lập kế hoạch trách nhiệm, mỗi người tham gia đều tham gia tích cực, trao đổi ý tưởng và trưởng thành hơn thông qua sự suy ngẫm chung.

Phần 1: Nhận thức tương tác, Hiểu giá trị của thời gian

Buổi hội thảo mở đầu với bài tập “Thước đo cuộc đời” do ông Wang hướng dẫn, một bài tập đầy thú vị đã ngay lập tức tạo nên bầu không khí sôi nổi và khơi gợi những suy ngẫm sâu sắc trong không gian hội thảo. Sử dụng thang đo tuổi thọ từ 0 đến 100 năm, người tham gia đã phân tích một cách có hệ thống dòng thời gian cuộc đời của mình: loại bỏ những năm vượt quá tuổi thọ trung bình, trừ đi những năm đã sống, trừ đi những năm nghỉ hưu, và cuối cùng tính ra tổng thời gian của một sự nghiệp.

Phân tích kỹ hơn mỗi ngày 24 giờ, giấc ngủ chiếm một phần ba, trong khi thời gian rảnh rỗi, giải trí, các hoạt động xã hội và công việc nhà chiếm một phần ba khác. Thời gian còn lại dành cho công việc, học tập và tạo ra giá trị chỉ là tám giờ. Một mẩu giấy nhỏ đã cho thấy rõ sự phân bổ thời gian này.

Thông qua bài tập thực hành này, người tham gia đã nhận ra một điều rõ ràng: thời gian làm việc hạn chế không chỉ phải duy trì hiện tại mà còn phải đặt nền tảng cho việc nghỉ hưu và chất lượng cuộc sống. Việc trân trọng thời gian làm việc, nâng cao hiệu quả và tạo ra những đóng góp có ý nghĩa cho vị trí của mình đã chuyển từ những khái niệm trừu tượng thành những niềm tin cá nhân sâu sắc.

Phần 2: Đối mặt với thực tế, vượt qua cạm bẫy “thợ sửa chữa vạn năng”

Nhiều nhà quản lý tuyến đầu thấy mình bị cuốn vào vô số công việc hàng ngày, trở thành những người có thể được mô tả như "thợ đa năng": chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp buổi sáng lúc 7:40, điều hành cuộc họp lúc 8:00, phân công nhiệm vụ lúc 8:10, rồi phối hợp với kho hàng sau đó. Ngày qua ngày, những việc nhỏ nhặt chất đống tạo nên một trạng thái bận rộn thiếu trật tự, hoạt động không hiệu quả.

Để giải quyết vấn đề nan giải thường gặp này, hội thảo đã giới thiệu ba tiêu chí cốt lõi để đánh giá công việc, giúp người tham gia thoát khỏi bẫy nhiệm vụ và thiết lập tư duy làm việc có cấu trúc:

• Tính kịp thời (Tốc độ). Tuân thủ nghiêm ngặt kế hoạch công việc và yêu cầu của các bên liên quan nội bộ và bên ngoài, quản lý thời gian biểu để hoàn thành mọi nhiệm vụ một cách hiệu quả.
• Chất lượng (Xuất sắc). Tuân thủ các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí, đảm bảo các sản phẩm công việc đáp ứng đầy đủ các mục tiêu và yêu cầu kỹ thuật, đồng thời duy trì kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt.
• Đóng góp (Khối lượng, Độ khó, Tầm quan trọng). Dựa trên trách nhiệm công việc, chủ động đảm nhận các nhiệm vụ đầy thách thức và thể hiện giá trị thông qua cả khối lượng công việc và chất lượng sản phẩm.

Ba tiêu chí này hoạt động song song, cung cấp cho các nhà quản lý tuyến đầu một khuôn khổ rõ ràng để ưu tiên công việc, loại bỏ những công việc không hiệu quả và tập trung vào các mục tiêu cốt lõi.

Phần 3: Xây dựng mô hình năng lực, củng cố nền tảng, mở rộng lộ trình nghề nghiệp

Dựa trên thực tiễn quản lý tuyến đầu, hội thảo đã giới thiệu mô hình năng lực ba trụ cột dành cho các trưởng nhóm, mỗi trụ cột đại diện cho một lĩnh vực không thể bỏ qua:

Nền tảng: Các phẩm chất đạo đức.

Trách nhiệm, tính chính trực, sự công bằng và tinh thần đồng đội là nền tảng của lãnh đạo. Bất kỳ thiếu sót nào trong những lĩnh vực này đều có thể làm mất ổn định toàn bộ hệ thống quản lý.

Hỗ trợ: Năng lực chuyên môn.

Nắm vững quy trình sản xuất, khả năng giải quyết vấn đề và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về an toàn, chi phí và hiệu quả là nền tảng kỹ thuật cho quản lý sản xuất tuyến đầu. Nếu thiếu các kỹ năng chuyên môn cần thiết, việc thực hiện sẽ trở nên không đáng tin cậy.

Phát triển: Các năng lực chung.

Khả năng lập kế hoạch và thực thi, khả năng lãnh đạo tổ chức, cùng kỹ năng giao tiếp và phối hợp quyết định giới hạn của sự phát triển nghề nghiệp. Những năng lực toàn diện vững mạnh cho phép các nhà quản lý vượt qua những rào cản và đạt được sự phát triển chung cho cả cá nhân và đội nhóm.

Phần 4: “Thu thập mật ong”, Xác định trách nhiệm vị trí một cách hợp tác

Trong phiên làm việc nhóm "Honey Gathering", tất cả người tham gia đã làm việc theo nhóm nhỏ để thảo luận về các chủ đề cốt lõi bao gồm trách nhiệm của trưởng nhóm, quy trình làm việc hàng ngày và yêu cầu về hiệu suất. Mỗi người đều đóng góp quan điểm và chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn.

Không khí buổi thảo luận rất sôi nổi và tích cực, các thành viên tham gia, giống như những con ong thu thập mật hoa, cùng nhau học hỏi những kinh nghiệm tốt nhất và những ý tưởng sáng tạo. Những quan điểm khác nhau giao thoa và khơi dậy những cuộc tranh luận hiệu quả, tập hợp trí tuệ tập thể để chia sẻ kinh nghiệm và tư duy bổ sung cho nhau.

Kết quả đầu ra bám sát các tình huống thực tế trên dây chuyền sản xuất, phân định rõ ràng ranh giới quản lý vị trí và mô tả chi tiết từng hạng mục công việc cũng như tiêu chuẩn hiệu suất. Điều này thiết lập một khuôn khổ hành động rõ ràng cho việc quản lý nhóm theo tiêu chuẩn, đặt nền tảng cho tất cả các sáng kiến ​​quản lý tiếp theo.

Phần 5: Chuẩn hóa quản lý hàng ngày, chú trọng chi tiết, hệ thống hóa quy trình

Nhằm giải quyết những bất cập trong quản lý thường gặp ở các đội ngũ tuyến đầu, hội thảo đã vạch ra một quy trình quản lý hàng ngày hoàn chỉnh, phân chia rõ ràng các nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện cho từng khoảng thời gian trong ngày. Khung quy trình này bao gồm các hoạt động trước ca làm việc, giữa ca làm việc và sau ca làm việc trong một vòng lặp liên tục.

Từ khâu chuẩn bị và kiểm tra buổi sáng trước khi bắt đầu công việc, đến việc giám sát liên tục tại chỗ và giải quyết sự cố trong suốt cả ngày, cho đến việc xem xét cuối ngày và lập kế hoạch cho ngày hôm sau, mỗi điểm thời gian đều mang những ưu tiên kiểm soát được xác định rõ ràng, tạo thành một logic quản lý vòng kín.

Quy trình tiêu chuẩn hóa, thống nhất và được xác định rõ ràng này hướng dẫn các trưởng nhóm thay đổi tư duy quản lý, chuyển từ việc phản ứng khi sự cố xảy ra và liên tục khắc phục vấn đề sang chủ động dự đoán và kiểm soát tích cực. Các hoạt động phức tạp của nhóm trở nên dựa trên bằng chứng và ưu tiên, giúp vận hành hàng ngày có trật tự và liên tục nâng cao hiệu quả quản lý tại chỗ.

Kết quả hội thảo

Hội thảo đồng sáng tạo dành cho nhà quản lý cấp cơ sở này sử dụng phương pháp học tập trải nghiệm để thúc đẩy sự suy ngẫm, thảo luận hợp tác nhằm xây dựng sự đồng thuận và các phương pháp thực tiễn để ứng dụng vào thực tế. Không chỉ giúp các trưởng nhóm khám phá lại vai trò của mình, làm rõ trách nhiệm và nắm vững các công cụ quản lý, hội thảo còn nuôi dưỡng niềm tin chung trong việc dẫn dắt các nhóm đạt được kết quả.

Trong thời gian tới, các học viên sẽ củng cố những gì đã học và chuyển hóa thành hành động cụ thể: vững vàng trong vị trí, trau dồi năng lực, lãnh đạo đội nhóm hiệu quả và mang lại kết quả đo lường được. Với năng lực quản lý tuyến đầu vững mạnh, họ sẽ hỗ trợ sự tăng trưởng ổn định dài hạn của công ty, cùng nhau xây dựng một đội ngũ luôn sẵn sàng, luôn có năng lực và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ.